Подписаться

Создание шаблона процесса

Работа с бизнес-процессами начинается с их описания (на бумаге или в электронной форме). В таком описании бизнес-процесс обычно представлен в виде последовательности действий или шагов с комментариями к каждому шагу. Если вы уже прошли этот этап, переходите к занесению процессов в систему.

1 Этап. Описание бизнес-процесса

В основу бизнес процесса удобно положить ряд понятных вам этапов, через которые проходит активность от начала до достижения конечного результата. Типичный бизнес-процесс содержит 5-7 шагов, при этом количестве сохраняются и наглядность и репрезентативность. Начать лучше всего с понятных вам, сложившихся и устоявшихся процессов и постепенно переходить к менее прозрачным.

Если вам сложно описать свои бизнес процессы самостоятельно, обратитесь к сторонним специалистам-консультантам или воспользуйтесь нашими платными услугами по персональному обучению и настройке системы. Отправьте заявку на education@freshoffice.ru

2 Этап. Занесение бизнес-процессов в систему

После того как вы поняли, какие процессы есть в вашей компании, вы можете их оптимизировать. 
Для этого в FreshOffice есть инструмент Шаблоны процессов. Он позволяет создавать стандартные заготовки для повторяющихся процессов. Например, если ваша компания часто выполняет заказы по изготовлению визиток, вы можете упростить запуск и оформление процесса, постановки задач и реализации, создав шаблон Заказ визиток. Каждый раз при поступлении такого заказа, сотрудникам надо будет просто заполнить несколько стандартных полей, и все необходимые задачи будут назначены исполнителям автоматически.

Для настройки перейдите в модуль Процессы.

Далее кликните на Настройки(1) и Справочники модуля(2).

Или сразу можно выбрать модуль Сервис, Настройки процессов, Справочники. Выберите Типы процессов.

Вы попадаете в карточку Шаблоны процессов, в которой вы можете добавлять новые(1), удалять(2) или редактировать(3) существующие шаблоны процессов:

 

Как создать новый шаблон процесса?

Нажмите в карточке Шаблоны процессов кнопку Добавить, система откроет новую карточку Новый шаблон процесса, в которой необходимо ввести наименование для шаблона и нажать Далее:

На следующем этапе создания шаблона процесса можно вводить параметры и возможные варианты значений.  Это поля, которые будут заполняться каждый раз при запуске процесса по этому шаблону. Что нужно знать исполнителям? Какие данные вам могут понадобиться в работе? Создайте возможные варианты заполнения параметров, то есть то, как пользователи смогут заполнять поля при запуске процесса. Для этого сначала нужно добавить Параметр и сохранить его. 

Для добавления Значений раскройте параметр (1) и нажмите "Добавить"(2). Обращаем ваше внимание, что значения можно добавлять только к параметрам с типом Список. Укажите новое значение (3), сохраните его (4).

Далее необходимо создать список этапов, которые будут назначаться автоматически при запуске процесса. Для добавления этапа нажмите "+":

После этого система откроет карточку Новый этап заказа. В нем необходимо заполнить поля: Наименование этапа (1),  Ответственный (2), т.е. кто из сотрудников по умолчанию будет являться ответственным за данный этап, Порядковый номер (3), т.е. каким по счету он будет отображаться в списке этапов и последнее поле Выполнять дней (4), т.е. сколько дней дается на выполнение этапа. Также вы можете установить галочку Соблюдать порядок выполнения задач в этапе, т.е. придерживаться строгой последовательности при закрытии задач. Если на выполнение этапа вы выделяете менее одного дня - установите значение 0,5. 

Далее в рамках этапов вы можете создать задачи, для этого разверните этап (1) и нажмите Добавить (2).

Выберите тип задачи и в карточке Новой задачи заказа заполните основные поля: Ответственный (1), количество дней в работе (2) и цель задачи (3). Также вы можете указать порядковый номер (4) и добавить участников (5). 

Нажмите "Добавить" и увидите окно "Ваш шаблон готов" с параметрами процесса, сколько этапов, задач и тд. 

Создайте такие шаблоны для всех основных процессов в вашей компании. 

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 1 из 1
Еще есть вопросы? Отправить запрос

0 Комментарии

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.
На базе технологии Zendesk