Подписаться

Как настроить уровни доступа?

1 Этап. Формирование отделов

Добавьте в систему один или несколько отделов – подразделений вашей компании, разбитых по типу деятельности, которые будут работать в FreshOffice:

- Перейдите в модуль Сервис, нажмите “Отделы”. 

- Чтобы добавить новые отделы, нажмите на “Добавить” (1).
- Чтобы отредактировать существующий отдел, просто кликните по нему мышкой и переименуйте.
- Чтобы удалить один из отделов, нажмите “Удалить” (2).

 

 Этап 2. Настройка доступа для разных групп

Внутри каждого отдела могут быть представители разных групп (категорий) – менеджеры, руководители отдела, руководители высшего звена. Вы можете настроить доступ к данным для каждой группы и каждого отдела. В системе по умолчанию уже есть предустановленные группы, добавьте при необходимости новые. 

- Перейдите в модуль Сервис, нажмите “Группы”.
- Кликните один раз на группу и нажмите “Права доступа”, чтобы изменить права доступа для этой группы. 

 - Откроется окно: 

Слева перечислены модули, для которых нужно настроить доступ, справа сверху – настройки выбранного модуля. В нижней части – общие настройки без привязки к каким-либо модулям. 

Рассмотрим настройку прав доступа на примере доступа к модулю Задачи для группы “Сотрудники отдела продаж”:

Кликните на “План задач”. Есть два вида доступа – “видеть” (право на просмотр) и “изменять” (право на редактирование).

Рассмотрим все пункты:
1. Все данные. Полный доступ к модулю
Дает полные права на просмотр/изменение всех задач, существующих в вашей компании.
Внимание! Данный пункт имеет приоритетное значение, все остальные настройки не будут действовать, если они противоречат этому пункту.

2. Где является ответственным за контрагента
Право на просмотр всех задач, связанных с контрагентом, за которого ответственен пользователь, даже если он не исполнитель этих задач.

3. Входит в список кураторов контрагента
Право на просмотр всех задач, связанных с контрагентом, куратором которого является пользователь, даже если он не исполнитель этих задач.

4. Контрагент принадлежит к Отделу внутри вашей Компании
В этом пункте можно выбрать один или несколько отделов, все задачи которого/которых будут видны видно сотруднику.

5. Контрагент отнесен к Типу
В этом пункте можно выбрать один или несколько типов контрагентов, которые будут доступны пользователям.

6. Добавляемые позиции в список задач
В этом случае пользователи будут иметь доступ к тем задачам, которые они назначают коллегам.
Пример применения: сотрудник имеет доступ к контрагентам отдела и видит задачи по своим контрагентам, а также задачи, где он исполнитель. Сотрудник ставит задачу для своего коллеги по контрагенту коллеги. По умолчанию он не должен видеть задачи своего коллеги. Но, если у него есть данное право, он сможет следить за исполнением поставленной им задачи.

7. Является ответственным или исполнителем задачи
Права на работу с задачами, в которых пользователь исполнитель или ответственный.  Мы рекомендуем всегда давать это право пользователям

8. Администрирование модуля и экспорт данных

- Добавлять новые поля данных.
Дает право на добавление новых дополнительных полей. Как правило, данную возможность предоставляют только руководству или администраторам.

- Удалять позицию в корзину.
Дает право удалять данные в корзину.

- Дать доступ к корзине модуля
Дает право на администрирование корзины. После удаления данных из модуля они попадают в Корзину. При необходимости их можно восстановить. Корзину можно “очистить”, и данные будут удалены безвозвратно. Как правило, данную возможность предоставляют только руководству или администраторам.

Теперь рассмотрим настройки без привязки к конкретному модулю данных:

1. Аналитика

Тут есть два варианта: предоставить доступ ко всем отчетам в системе или только к некоторым.  Также можно выбрать, предоставлять возможность выгрузки в Excel или нет.

2. Справочники

“Разрешить доступ” - дать возможность редактировать стандартные справочники системы;

“Создавать новые” - дать возможность создавать новые дополнительные справочники;

“Пользователи” - дать доступ к справочнику пользователей системы (в т.ч. и редактирование);

“Товары и услуги” - дать доступ к справочнику товаров и услуг вашей Компании (в т.ч. и редактирование).

3. Сервис

Как правило, доступ по всем позициям в этом списке предоставляют только администраторам или руководству.

4.KPI

Дает возможность видеть и конфигурировать KPI всех пользователей. Как правило, просматривать и изменять KPI пользователей может только руководство.

5. Дополнительно

Тут можно указать, есть ли доступ у пользователя к информации о себестоимости товаров и услуг.

Этап 3. Добавление пользователей, распределение по отделам и группам доступа.

Теперь при добавлении новых пользователей вы сможете указывать, к какому отделу и какой группе относится пользователь. Им автоматически будут присваиваться соответствующие права доступа. Уже добавленных пользователей вы можете отнести к отделу или группе в модуле Сервис / Пользователи системы / Карточка пользователя.

Была ли эта статья полезной?
Пользователи, считающие этот материал полезным: 1 из 1
Еще есть вопросы? Отправить запрос

0 Комментарии

Войдите в службу, чтобы оставить комментарий.
На базе технологии Zendesk